Wat we van je bewaren
We zijn een familiestichting, geen bedrijf. We vragen alleen wat we nodig hebben om een viering te organiseren of je een brief te sturen – en we geven het nooit door aan anderen.
- We bewaren alleen wat je zelf invult of ons vertelt.
- We gebruiken het alleen waarvoor je het gaf – nooit voor iets anders.
- We verkopen niets en delen niets met andere organisaties.
- Eén mailtje en het is weg – behalve wat de belastingdienst ons laat bewaren.
Per formulier, en hoe lang het blijft staan
De formulieren op deze site sturen je bericht als e-mail naar onze mailbox. Er zit geen ledenadministratie achter – een stichting kent geen leden.
Je vraag aan het bestuur
- WAT WE VRAGEN
- Naam, e-mailadres, onderwerp en je bericht.
- WAARVOOR
- Om je te kunnen antwoorden.
- HOE LANG
- Na afhandeling naar het archief van de mailbox, dat hooguit een jaar bewaart.
De lijst voor de zaal
- WAT WE VRAGEN
- Je naam, een e-mailadres of telefoonnummer, het aantal plaatsen, en – als er iemand meekomt die we nog niet kennen – die naam. Opmerkingen zoals een dieetwens of een rolstoel vul je zelf in.
- WAARVOOR
- Tafelindeling, het aantal couverts bij de zaal, en je bereiken als er iets wijzigt. Betalen gebeurt op de avond zelf bij de ontvangst.
- HOE LANG
- De deelnemerslijst gaat uiterlijk drie maanden na de viering weg. Wat er betaald is, blijft zeven jaar in de boekhouding staan – dat moet van de wet.
De nieuwsbrief
- WAT WE VRAGEN
- Je e-mailadres, en je voornaam als je die geeft – die is alleen voor de aanhef.
- WAARVOOR
- Aankondigingen en verslagen van de vieringen. Je schrijft je zelf in; we voegen niemand toe vanaf een ander formulier.
- HOE LANG
- Tot je je uitschrijft – onderaan elke mail staat de link. Adressen die jaren niets doen of blijven weigeren, ruimen we zelf op.
Wie er aanklopt
- WAT WE VRAGEN
- Naam, telefoonnummer, welke groep je wilt, en hoe je bij de familie hoort.
- WAARVOOR
- Om te zien wie er aanklopt en je toe te voegen. Je nummer wordt nergens anders voor gebruikt.
- HOE LANG
- Tot je bent toegevoegd; daarna naar het archief van de mailbox.
Wat je kunt bijdragen
- WAT WE VRAGEN
- Naam, e-mailadres of telefoonnummer, en waar je bij kunt helpen.
- WAARVOOR
- Om contact met je op te nemen als we je aanbod kunnen gebruiken.
- HOE LANG
- Zolang je aanbod loopt; daarna naar het archief van de mailbox.
Een film of boek dat hier hoort
- WAT WE VRAGEN
- De titel en wat je erover kwijt wilt. Je naam en e-mailadres alleen als je ze geeft.
- WAARVOOR
- Om de tip te bekijken, en je te laten weten wat we ermee doen als je je adres hebt achtergelaten.
- HOE LANG
- Tot we de tip bekeken hebben; daarna naar het archief van de mailbox.
Wat er op de rekening komt
- WAT WE VRAGEN
- Niets – wat de bank ons doorgeeft: je naam, je rekeningnummer, het bedrag en je omschrijving.
- WAARVOOR
- De boekhouding van de penningmeester, en je bedanken.
- HOE LANG
- Zeven jaar, zoals de belastingwet voorschrijft.
Aanmelden via WhatsApp of telefoon. Veel familie meldt zich aan bij George Kwok Heng Mun; hij schrijft de namen zelf op. Dan geldt hetzelfde: alleen de lijst voor de zaal, en die gaat na afloop weg. In een WhatsApp‑groep is je telefoonnummer zichtbaar voor de andere deelnemers – die groepen draaien bij WhatsApp zelf, niet bij ons.
Drie redenen, meer niet
- 01Je vraagt er zelf om. De nieuwsbrief, een aanmelding, een bericht via het formulier – jij begint, wij antwoorden.
- 02We moeten de viering kunnen organiseren. Zonder namen en aantallen geen tafels, geen eten, geen zaal.
- 03De wet schrijft het voor. De financiële administratie van een stichting moet zeven jaar bewaard blijven.
Een paar mensen uit het bestuur
Post aan de stichting komt binnen op info@familieman.nl. Daarnaast is er een mailbox voor de activiteitencommissie, een voor het beheer van accounts en een voor de penningmeester. Wie ergens bij kan, hangt af van de rol die iemand heeft – niet van wie het is. Bij elke mailbox kan altijd een tweede persoon, zodat post niet blijft liggen als iemand ziek of op reis is. Dat staat vast in ons interne mailbeleid.
Buiten die mensen krijgt niemand je gegevens te zien. We verkopen niets, we ruilen geen adressen en we sturen geen post namens anderen.
Vier bedrijven die ons de techniek lenen
Ze mogen je gegevens alleen gebruiken om hun dienst te leveren – dat leggen we met ze vast in een verwerkersovereenkomst.
TransIP
Onze mailboxen en de domeinnaam familieman.nl. Nederlandse partij, servers in Europa.
Laposta
Houdt de adressenlijst bij en verstuurt de nieuwsbrief. Controleert bij het inschrijven of het formulier door een mens is ingevuld en niet door een robot; daar komt geen cookie aan te pas. Nederlandse partij, servers in Europa.
Netlify
Zet de site online en stuurt je ingevulde formulier als e-mail naar ons door. Amerikaanse partij, onder het EU-VS Data Privacy Framework; van elk formulier blijft daar een kopie staan die we periodiek opruimen.
Youform
Draagt de vragenlijsten waarmee we af en toe iets aan de familie vragen. Je antwoorden staan daar tot we ze verwerkt hebben; daarna halen we ze weg. Servers in Europa.
Er wordt gefotografeerd op een viering
Een verslag met foto’s is voor veel familieleden het enige dat overblijft van een avond – zeker voor wie er niet bij kon zijn. Die beelden gebruiken we in de nieuwsbrief en op deze site. De volledige reeks van een avond zetten we in een gesloten album buiten deze site: niet openbaar en niet via een zoekmachine te vinden.
- Liever niet op de foto? Zeg het bij de ontvangst of tegen de fotograaf – dat is genoeg.
- Staat er toch een foto van je die je weg wilt hebben, mail dan naar info@familieman.nl. We halen hem weg, zonder uitleg te vragen.
- We zetten er geen namen bij, tenzij iemand daar zelf om vraagt.
- Elke viering heeft zijn eigen album. De link delen we alleen in de WhatsApp-groepen van de stichting en in de nieuwsbrief, of per mail op verzoek. Ongeveer twee maanden na de viering zetten we het delen uit – de oude link werkt dan niet meer. Wil je de foto’s later nog zien, vraag dan een nieuwe link aan via info@familieman.nl.
Het blijft van jou
Eén mail naar info@familieman.nl is genoeg. Je hoeft geen formulier in te vullen en geen reden te geven. We reageren binnen een maand.
Je mag opvragen wat we van je hebben staan – en het meekrijgen in een bestand, als je dat wilt.
Klopt je naam niet, of is je adres veranderd? We passen het aan.
Je kunt vragen alles weg te halen. Alleen de boekhouding moeten we laten staan.
Je kunt bezwaar maken tegen een gebruik, je toestemming intrekken, of vragen het gebruik stil te zetten tot iets is uitgezocht.
Kom je er met ons niet uit? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder. Maar bel of mail ons gerust eerst – we zijn familie, en het is meestal zo geregeld.
Wie hier verantwoordelijk voor is
- NAAM
- Stichting Familie Man in Europa
- ADRES
- Binnen Bantammerstraat 21
1011 CJ Amsterdam - info@familieman.nl
- TELEFOON
- +31 20 528 6473
Verandert er iets aan deze verklaring, dan zetten we de nieuwe datum bovenaan. Bij een wijziging die je echt raakt, melden we het in de nieuwsbrief.